感謝の気持ちが伝わるお礼メールの作成ポイントと文例集

コロナ禍で一期にビジネスはリモートへ。リアルで会える機会が減り、今まで以上に、お客様や社内の上司、関係者へメールを書く機会が増えています。

今回はそんなときにこそポイントを押さえておきたい、件名も含めたお礼メールの書き方についてご紹介します。

とくにスピーディに、感謝の気持ちが伝わるメールを作成したい方におすすめの内容です。

お礼メールのポイント5選

ついつい難しく考えてしまいがちな、ビジネスでのお礼メール。ここでご紹介する5つのポイントさえ覚えておけば、難しく考える必要はまったくありません!

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お礼メールのコツ1. 当日・翌日午前中までに送る

一番大切なポイントです。それは、受け取ったメールが誰からのものか?頭に浮かばない時点でメールをもらっても、感謝の気持ちが伝わりにくいからです。
 
あなたがお礼メールを送りたい相手は1日に何百、何千通ものメールを受け取っているかもしれません。記憶の新しい内に、お礼メールを送りましょう。スピーディーなお礼メールは仕事が早い!と思わせる効果も期待できます。

具体的なタイムスケジュール例

お礼を伝えたい事柄(商談・会食・会議など、オンラインも含む)が①②③の場合

①午前中  →    午後、夕方まで

②午後   →    夕方、もしくは翌日の朝一番

③夜    →    翌日の午前中 

お礼メールのコツ2. 件名は簡潔、そして明確にする

次に大切なポイントは、メールの件名。件名を見て「誰から」「何について」のメールかすぐにわかるようにひと工夫しましょう。件名次第では、相手が多忙である場合、メール本文を見てもらえないかもしれません。

前述のとおり、今ではメールを1日に何百、何千通も受け取る人も少なくありません。埋もれてしまって、読んでもらえないメールとならないよう、件名にも最新の注意が必要です。

件名例

「本日の商談お礼」(◯◯株式会社 ◯◯)

「昨日の会食お礼」(◯◯株式会社 ◯◯)

お礼メールのコツ3. 感謝の言葉を本文の最初に伝える

上記2点を押さえたら、あなたが伝えたい「感謝」の気持ちをまず、メールに記しましょう。例えば、商談のお礼メールの中で、その日提示された課題があったとしても、最初に商談の機会をいただけたことへのお礼を伝え、次に本題について述べましょう。

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いきなり「今日いただいた課題の回答は◯◯です」と書いてしまっては、返って失礼な印象を与えてしまうかもしれません。例えば、久しぶりにあった友人と楽しい時間を過ごしたとき、LINEやメールで「今日はありがとう!楽しかったね。また、◯月◯日に会おうね」といった具合にお礼の気持ちも伝えていませんか?用件は「次回、○月○日に会いましょう」ですが、まずは楽しい時間をシェアできたことがうれしくてお礼を伝えているはずです。それはビジネスでも同じことで、しっかり「感謝」の気持ちを記すことで相手に良い印象を与えられます。

お礼メールのコツ4. お礼の内容は具体的に

コツの2・3は定型文章で簡単に作成できます。今からお伝えするコツ4は、あなたの言葉で具体的な一文にしてみましょう。何に対してお礼を伝えたいのか?は、先方の記憶に残る材料となります。

例えば、以下のような構成です。

事例・商談のお礼メール

 (定型)
 株式会社◯◯
 ◯◯部 ◯◯様
 
 いつもお世話になっております。
 株式会社◯◯の◯◯です。

 本日はお忙しいところ、お時間をいただきまして誠にありがとうございました。
 御礼申し上げます。

 (具体的な一文)
 ご多忙なところ、貴社の現状点について分かりやすくまとめられた資料をご準備
 いただき、とても助かりました。
 おかげさまで社内に持ち帰り、すぐに議論ができました。
 ご提案スケジュールにつきましては、今週中に連絡させていただきます。

 (定型)
 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

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株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯

〒101-0052 東京都新宿区◯◯◯◯ ◯◯ビルディング

電話 03-○○○○-○○○○  
メール info@○○○○.co.jp
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具体的な一文を書くヒント

商談の内容・相手の考え、行動・始めて気づいたことなどから拾ってみるといいでしょう。また、この一文がないと、よく見かける定型文章だけのお礼メールになりかねず、印象に残りません。

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お礼メールはスピーディに送ることが一番のポイントですが、あなたらしさを感じてもらえる一文は必ず加えてみましょう。

お礼メールのコツ5. 締めに「取り急ぎ」はNG

ビジネスメールでよく見かける「取り急ぎ」の文言。特にメール本文の締めに使われますが、実は「とりあえず」を連想させてしまうNGワード。使う相手によっては失礼になるため、取り扱いに注意が必要です。

具体例

NGとなる相手:社外の方・目上の方・取引先

使っても問題ない相手:社内・同僚・部下

NGとなる相手、目上の方へ、急ぎでお礼メールをお送りしたいときの締めの言葉としては

「大変略儀ではございますがお礼まで申し上げます」

「大変恐縮ではございますがお礼まで申し上げます」

「甚だ略儀ながらお礼まで申し上げます」

を代わりに利用すると良いでしょう。

事例・目上(教授)への方へのお礼メールの締め

件名:贈り物(就職祝い)のお礼 (◯◯学部◯◯)

◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯教授

春の訪れが待ち遠しい寒さが続く今日この頃、いかがお過ごしでいらっしゃいますか?

さて、このたびは私の就職祝いに際し、思いもよらない贈り物をいただき大変感激しております。心よりお礼申しあげます。

いただきましたお祝いは、これからの新生活で大切に使わせていただきます。

また使うたびに、在学中、先生にお教えいただきましたことを思い出し、新社会人として頑張っていきたいと思います。

引き続きご指導ご鞭撻のほど、何卒宜しくお願い申し上げます。

大変略儀ではございますが、まずはメールにてお礼申し上げます。

◯◯

また、できれば目上の方から贈り物をいただいた場合は、お礼状(手紙)でお送りするのがベターです。

まずは取り急ぎメールでお礼を伝え、その後、お礼状で感謝の気持ちをお伝えすることをおすすめします。

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お礼メールの具体的な文章例

そのまま使える文章例をいくつかご紹介していきます。お礼メールを贈る際の相手やシチュエーションに合わせてうまく使い分けてください。

件名 社外編

「本日の商談お礼」(◯◯株式会社 ◯◯)

「昨日の会食お礼」(◯◯株式会社 ◯◯)

「資料請求のお礼」(◯◯株式会社 ◯◯)

「資料作成のお礼」(◯◯株式会社 ◯◯)

件名 社内編

「会議のお礼」(◯◯事業部 ◯◯課 ◯◯)

「協力のお礼」(◯◯事業部 ◯◯課 ◯◯)

「研修のお礼」(◯◯事業部 ◯◯課 ◯◯)

件名 学生編

「ご紹介お礼」(◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯)

「面接のお礼」(◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯)

お礼メールで使えるフレーズ集

「心よりお礼申し上げます」

「重ねてお礼申し上げます」

「心より感謝申し上げます」

「感謝いたしております」

「深謝いたしております」

「衷心より感謝申し上げます」

「恐縮至極に存じます」

「感謝の気持ちでいっぱいです」

「感激しております」

お礼メールの例文集

1. 社内の上司や目上のメンバー

 件名:会議ご出席のお礼(◯◯事業部 ◯◯課 ◯◯)

 △△◯◯事業本部 ◯◯部長
 
 お疲れ様です。◯◯課の◯◯です。

 本日はお忙しいところ、会議にご出席いただきまして
 誠にありがとうございました。

 的確なアドバイスをいただきましたおかげで、
 新たな視点を盛り込んだ提案資料が作成できそうです。
 心より感謝申し上げます。
 
 今後とも、ご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。

 ◯◯課 ◯◯

2. 協力してくれた友達・同僚

    件名:同行のお礼(◯◯課 ◯◯)

 お疲れ様です。◯◯です。

 昨日は忙しい中、同行してくれてありがとう。

 おかげさまで、先方より新しい商談をいただけそうです。
 また、支援をお願いすることもあると思いますが、
 今後ともどうぞ、よろしくお願いします。

 〇〇さんも困ったことがあったら、遠慮なく声をかけてください。
 私にできることなら何でも手伝います。

 直接、お礼申し上げるべきところだけれど、
 本日は終日外出しなくては行けないので、取り急ぎお礼まで。

 ◯◯課 ◯◯


 
3. お客様・社外へ訪問へのメール→  お客様・社外へ

件名:ご商談のお礼(◯◯株式会社 ◯◯)


  株式会社◯◯
  ◯◯社長
 
 平素より格別のご愛顧にあずかり、誠にありがとうございます。
 株式会社◯◯の◯◯です。

 本日はお忙しいところ、お時間をいただきまして誠にありがとう
 ございました。
 心よりお礼申し上げます。
 
 議題に出ました〇〇につきましては、新規ご提案ができますよう、
 すぐに社内にて検討を進めてまいります。
 また、追加で懸念点など出てまいりましたら、ご遠慮なくお知らせ
 くださいませ。

 次回は◯月◯日◯時に伺わせていただきます。
 今後ともご高配を賜りますよう、よろしくお願いいたします。

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 株式会社◯◯
   ◯◯部 ◯◯
 
  〒101-0052 東京都新宿区◯◯◯◯ ◯◯ビルディング

  電話 03-○○○○-○○○○  
  メール info@○○○○.co.jp
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お礼メールの返信のコツと例文

最後にあなたがお礼メールをいただいたら、どうすればよいのか?失礼とならないようなコツ、文例についてご紹介します。

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お礼メールの返信のコツ1.返信は当日がベスト

お礼メールをいただいたら、当日中にできるだけ速やかに返信しましょう。相手は返信がないと

  • メールが届いていないのか?
  • 気分を害してしまったのではないか?

と不安になってしまいます。

返信内容は簡単です。お礼を伝えてくれたことへの素直な感謝の気持ちを伝え、何回もお礼メールが繰り返されないよう、「こちらのメールへの返信はお気遣いなく」と文末に一言、加える配慮があればいいでしょう。

また、すべてのお礼メールに返信しなければならないことはなく、今後、取引やお付き合いがないと思われる方への返信は控えても問題ありません。

お礼メールの返信のコツ2.件名は「Re」をつけたままで

返信する時の件名は、特に変更したり、新規で件名を考えたりする必要はありません。相手が「自分の送ったお礼メールの返信だ」とすぐにわかる「Re」をつけたままの方が親切です。

お礼メールの返信メールの例文集

1. 社内の部下や同僚メンバー


件名:Re:会議ご出席のお礼

 △△◯◯事業本部 ◯◯さん
 
 お疲れ様です。
 
 会議出席のお礼メール、ありがとう。
 有意義な会議となって良かった。

 今後も、あのような態勢で会議に臨んでください。
 取り急ぎ、お礼まで。

 △△◯◯事業本部 ◯◯


2. 協力してくれた友達・同僚

件名:Re:同行のお礼

 お疲れ様です。◯◯です。

 昨日は商談ご苦労さま。
 忙しいのに、お礼メールありがとう。
 
 良い結果になって安心したよ。また、協力することが
 遠慮なく。
 
 取り急ぎお礼まで。

 ◯◯課 ◯◯


3. 取引先・社外

件名:Re:ご商談のお礼(◯◯株式会社 ◯◯)


  株式会社◯◯
  ◯◯部 ◯◯様
 
 平素より大変、お世話になっております。
 この度はお忙しい中、当社までご足労いただき
 ありがとうございました。

 また、ご丁寧にメールまでお送りいただき、
 〇〇様のお気遣いに感謝申し上げます。

 ご提案内容については、さっそく社内で検討を始めたので、
 改めてご連絡させていただきます。

 取り急ぎ、貴社の丁寧な対応にお礼を申し上げます。

 なお、こちらのメールへのお返事はどうか気になさらず、
 お願い申し上げます。


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 株式会社◯◯
   ◯◯部 ◯◯
 
  〒101-0052 東京都新宿区◯◯◯◯ ◯◯ビルディング

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お礼メールでビジネスに差をつけよう

今やビジネスとって、メールは欠かせないコミュニケーション手段。だからこそ、お礼メールひとつにも細心の注意を払い、効果的に活用したいものです。

送った相手が微笑む姿を想像して、まずはタイミングを逃さず、丁寧に感謝の気持ちを伝えましょう。さらに、今回ご紹介した例文と、お礼の内容を具体的に伝えるあなたオリジナルの一文を組み合わせて、スピーディーにメールを送ってください。

あなたの感謝の気持ちが、少しでも早く相手に伝わりますように。