ビジネスでも真心が届くお礼状の書き方:基礎編

コロナ禍において在宅ワークが浸透している今、ほとんどのコミュニケーションツールがメールとなりました。
そんなご時世だからこそ、印象に残るお礼状を送ってみてはいかがでしょう。
 とくにビジネスにおいて、メールではなく手紙で届くお礼状は目を引くこと間違いなし。今回は、覚えておきたいお礼状の基礎知識から、季節ごとの挨拶や贈り物をいただいたときの文例など、ビジネスでもプライベートでもさまざまなシーンで活用できるお礼状の書き方をご紹介!
 初めてお礼状を書く方はもちろん、教育実習中や就職活動中の方にもおすすめの内容です。

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お礼状の基礎知識!マナーや書き方

まずは、お礼状を贈るタイミングやお礼状が必要となる状況などの基礎知識を覚えておきましょう。そもそも感謝の気持ちを伝えるお礼状はどんなときに送るものなのか、しっかり確認を。

 

  • ・贈り物(お歳暮やお中元など)をいただいたとき
  • ・お世話になった上司、先輩が退職されるとき
  • ・お世話になった職場の上司、先輩が転勤・異動するとき
  • ・来店いただいたお客様へのお礼
  • ・会食やパーティ・式典へお越しいただいた方へのお礼
  • ・結婚・披露宴へお越しいただいた方へのお礼
  • ・インターンシップに参加した企業へのお礼
  • ・就職活動でお世話になった方へのお礼
  •  

以上のようなケースに送ることが多いお礼状。なかでも目上の方から贈り物(お歳暮やお中元など)をいただいたときと、お世話になった上司、先輩が退職されるときは忘れずに送りたいものです。

メールでのお礼は手紙よりも早く、簡単で便利です。感謝の気持ちを伝えたい相手が社内や友人であれば、お礼メールでも問題ありません。

お礼状を贈るタイミング

贈り物をいただいたり、お世話になった方が退職されたりしたらすぐにお礼状を送りましょう。例えば、お歳暮やお中元などをいただいた場合は、受け取った3日以内にお礼状を送ることが大切です。

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縦書き・横書きで異なるお礼状の書き方

①縦書きが推奨されるケース

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礼儀を重要とする目上の方、取引先、先生へのお礼状は万年筆・手書きがベストです。あなたにとって重要な取引先ではない場合は、パソコン作成で可。便箋は、シンプルな白色を使うと良いでしょう。

②横書きが推奨されるケース

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友人や親しい間柄の方へのお礼状です。縦書きにすると返って窮屈に感じられる可能性があるため、堅苦しくない横書きで可。縦書きでも、横書きでも、手書きは機械的な文字ではない、温もりが感じられるお礼状になります。

・書き方で注意したい点

縦書きと横書きでは、文章の構成が変わります。以下に違いを記します。

①縦書き

冒頭語(拝啓)・季節の挨拶・主文・結語(敬具)・日付・自分の名前・宛名

②横書き

日付・宛名・自分の名前・冒頭語(拝啓)・季節の挨拶・主文・結語(敬具)

このように、書き方で順序が違ってきます。

自分自身で文章を考えるのは「主文」だけになりますので、お礼状を書く!と身構えなくても大丈夫です。後ほど、季節の挨拶(季語)・お送りする相手別に事例を紹介しますので、参考にしてください。

目上の方にハガキで贈るのはNG

お礼状は基本、手紙で送りましょう。ハガキで送る際は、親しい間柄だけに。
またハガキの場合は、最後に「はがきにて失礼いたします」の一言を添えましょう。

封筒を使うときの注意点

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お礼状を書き上げたら、次は封筒への入れ方に注意を払いましょう。
受け取った相手が封筒から手紙を取り出す瞬間をイメージしながら、
手紙が読みやすいよう、マナーを守って入れましょう。
また、封筒は中身が見えない二重の和封筒、無地の白色がおすすめです。

入れ方のマナー

①縦封筒(長形4号)の場合は、便箋は「三つ折」

手紙の文頭を右上にして、下から上に3分の1、次に上から下に残りの3分の1を折ります。封筒への入れ方は、封筒を裏にし、折った便箋の書き出しが右上に来るように入れてください。


②横封筒(長方形)の場合も、便箋は「三つ折」

折り方は、縦封筒の場合と同じです。封筒への入れ方は異なり、手紙の書き出しが封筒の表から見て下にくるように入れます。

ビジネスや目上の方、取引先、先生へお礼状を出す場合は、縦型の和封筒「長形4号」を使うことも忘れないでください。
横封筒は基本、招待状や挨拶状で使うと覚えておくのがいいでしょう。

お礼状で使う季節の挨拶一覧

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日頃、手紙をあまり書かないビジネスマンにとって、お礼状の最初の文章、季節の挨拶で手が止まってしまう方もいるのではないでしょうか?

以下におすすめの季節の挨拶をご紹介します。日本ならではの四季を楽しみながら、お礼状が相手に届くころの季節に合わせて選んでください。ニュースなどで使われる季語を参考にするのもおすすめです。

【3月】「早春の候」「春暖の候」「春分の候」「弥生の候」
「ひごとに春の訪れを感じる暖かさになって参りました」
「桜の蕾がようやく膨らんで参りました」

【4月】「陽春の候」「花冷えの候」「花曇りの候」
「桜の花の便りが届く頃になりました」

【5月】「新緑の候」「薫風の候」「立夏の候」「青葉の候」「若葉の候」
「さわやかな季節がやって参りました」

【6月】「初夏の候」「梅雨の候」「向暑の候」「深緑の候」
「梅雨らしい雨の匂いが立ち込める頃となりました」

【7月】「盛夏の候」「暑中の候」
「梅雨も明け、本格的な夏の陽射しが眩しい頃となりました」

【8月】「晩夏の候」「立秋の候」「残暑の候」
「残暑お見舞い申し上げます」

【9月】「初秋の候 」「秋分の候」
「稲穂が頭を下げ、実りの秋を感じる頃となりました」

【10月】「紅葉の候」「菊花の候」
「紅葉の葉が紅くなりはじめる頃となりました」

【11月】「晩秋の候」「深秋の候」「落葉の候」
「朝晩の冷え込みが日毎にましております」

【12月】「初冬の候」「師走の候」「年末の候」
「師走を迎え、何かと気忙しい日々を送っております」

【1月】「初春の候」「新春の候」
「寒中お見舞い申し上げます」

【2月】「立春の候」「節分の候」「梅花の候」
「三寒四温の候、貴社におかれましては益々ご清祥のことと存じます」

お中元・お歳暮でのお礼状文例

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お礼状を送る機会がもっとも多い、お中元・お歳暮の参考テンプレートを送る相手のステイタス別にご紹介します。

①身内・親しい方宛て(横書き)

◯◯様、ご家族のみなさまにおかれましては、お変わりありませんでしょうか?

先日は結構なお菓子を頂戴し、誠にありがとうございました。

あまりにも美味しそうで、一人でいただくのはもったいなく、年始の家族、親戚

が集まる時にいただこうと思います。

昨年はコロナ禍で、親戚一同集まれなかったので、新年が待ち遠しくて仕方ありません。

私の方はおかげさまで元気に過ごしております。

来年はぜひ、直接お会いしたく、会食でも楽しみましょう!

どうぞ良いお年をお迎えくださいませ。願っております。

敬具

[ポイント]便箋、ハガキどちらも可。堅苦しくないよう配慮し、素直な感謝の気持ちを伝える。いただき物をどんな風にいただくのか?すでに賞味した場合はその感想を添える。

②ビジネス関係の方宛(縦書き)

拝啓

盛夏の候、貴社におかれましては、益々ご清栄のことと存じます。

平素は格別のご愛顧を賜りありがたく感謝申し上げます。

さて、このたびは結構なお中元の品を賜りまして、誠にありがとうございました。

さっそく、職場スタッフ一同で賞味させていただき、その美味しさに感激いたしております。

このようなお心づかいにこたえるべく、これからも日々、精励して参りますので、今後ともご指導ご鞭撻をよろしくお願いいたします。

暑さ厳しい折柄、皆様におかれましてはくれぐれもご自愛いただけますよう、お祈り申し上げ、略儀ながら書中にて御礼まで申し上げます。

敬具

令和◯年 ◯月◯◯日  (日付は文頭から2字下げる。和暦で年月日を記載する)

◯◯◯◯株式会社

◯◯(役職あれば明記)

◯◯◯◯株式会社 ◯◯様


[ポイント]便箋のみ可。冒頭語・季節の挨拶・結語は定型があるので、主文にオリジナリティを出す。いただき物の感想や、相手とのお付き合いにおいての姿勢を記し、これからも良好な関係が築いていけるようまとめる。

③贈り物に対するお礼状(祖父母宛)

ひごとに春の訪れを感じる暖かさになって参りました。

お父様、お母様におかれましてはお変わりありませんでしょうか?

この度は、◯◯の中学入学に際して多大なお祝いをいただきありがとうございました。

家族ともどもお心遣いに感謝の気持ちで一杯です。

◯◯は、今から憧れの学舎に通える日を楽しみにしております。

新生活に慣れ親しみましたら、元気な顔をお見せしに伺わせていただきたいと思いますので、その際はどうぞよろしくお願い申し上げます。

季節柄、どうぞお身体ご自愛くださいませ。

敬具


[ポイント]目上の方へは手紙が基本。ビジネスではないので、便箋は季節にあった絵柄などが描かれたものを使用すると、細かな心配りとともに、やわらかな印象も与えることができます。友人や同僚から贈り物をいただいた場合は、ハガキでも可。

就職活動中の方必見!ビジネスにおけるお礼状の書き方

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就職活動、真っ只中という方も、これから挑む「教育実習中・インターンシップ中」の方にも社会人として使えるお礼状をご紹介します。 

①内定先へのお礼状

謹啓

初秋の候、貴社におかれましては益々、ご盛栄のこととお慶び申し上げます。

先日はご多忙のところ、採用にあたりたくさんのお時間を頂戴しまして、誠にありがとうございました。

また、内定のご連絡をいただきまして重ねてお礼申しあげます。

憧れの貴社にて、社会人と慣れることに心より喜び、期待に満ちた日々を過ごしております。

入社までの期間も努力を怠らず、来たる日に向かって準備し続けて行く所存でございますので、今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

まずは書中をもちまして、お礼、ご挨拶申し上げます。

この度は、誠にありがとうございました。

謹白

令和◯年 ◯月◯◯日  (日付は文頭から2字下げる。和暦で年月日を記載する)

◯◯◯◯大学 ◯◯学部

◯◯株式会社 人事部 ◯◯様


[ポイント]内定の通知を受けた翌日など、できる限り速やかに送る。送り先は採用担当者宛。拝啓よりもより敬意がこもり、初めて文書を送る相手となるので、「謹啓・謹白」を使いましょう。


②教育実習のお礼(担当教員へ)

拝啓

日に日に陽差しの強さを感じる今日この頃ですが、いかがお過ごしでいらっしゃいますでしょうか?

教育実習期間中は、たくさんのことを学ばせていただき誠にありがとうございました。

特に学生時代のころ、何気なく受けていた授業がこれだけの準備と試行錯誤の上に作られているものであるという事がよくわかりました。
それゆえ、魅力ある授業作りや先生という職業への憧れがより一層強くなりました。
本試験に向けて、益々、精進していく所存でございます。

◯◯先生におかれましては、ご多忙中のことと思いますが、どうぞお身体ご自愛なさって、お過ごしください。

敬具

令和◯年 ◯月◯◯日  (日付は文頭から2字下げる。和暦で年月日を記載する)

◯◯◯◯大学 教育実習生 ◯◯◯◯

◯◯◯学校 ◯年◯組担任 ◯◯先生


[ポイント]教育実習後、速やかに送る。送り先は実習を担当してくれた教諭宛。

【最後に手紙アイテムの基本】

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①便箋について
・ビジネスでもプライベートでも使える「縦書き・白色罫線付き」が便利。
・絵柄入りはプライベートだけで使用する。
・罫線があると文字の大きさが統一しやすく、綺麗に仕上がる。
・文が1枚で終わっても、必ず2枚で出す。

②封筒について
・ビジネスでもプライベートでも使える「縦型(長形4号)」が便利。
・宛名を書く際、右側に住所・中央に宛名・左上に切手の配置がバランス良く、縦型封筒であれば書きやすい。
・封筒を閉じるときは、のりでしっかりと閉じ、中央に「〆」または「封」を記すこと。閉じる際、セロハンテープなどは使わない。
・切手と同じように水をつけて閉じられる、便利な「のり付き」封筒も百均やコンビニエンスストアでも販売されているので、チェックを。

お礼状を書く気持ちは整いましたでしょうか?

コロナ禍とあって、ビジネスだけでなくプライベートでも、なかなか会うことができない昨今。メールと違い、書き方や便箋・封筒のセンスなど、よりあなたらしい感謝の気持ちを伝えることができるので、ぜひチャレンジしてみてくださいね。